在过去，秘书通常被认为是公司图腾柱中最低的。然而，时代已经发生变化，秘书的角色已经成为行政助理，而这个人往往是整个组织运作的关键。无论他们是为单个主管，多个经理还是整个组织工作，助理处理行政职责都可以让其他人花更多的时间在战略优先事项和发展业务上，确保细节得到控制。
$config[code] not found行政职责概述
从最普遍的意义上讲，行政职责是作为企业日常运营一部分的任务和活动。它们包括接听电话，接收消息，管理通信，订购耗材以及保持共享办公区域的组织和功能。职责还可能包括创建报告，输入和管理数据，管理文件，基本簿记和其他财务任务。其中许多职责由行政助理管理，行政助理的职责是通过承担部分或全部文书工作来帮助个人或团队，但许多入职和中级职位也包括相当数量的行政工作。例如，行政助理可能负责在项目管理系统中更新自己的工作或回复电子邮件。大多数行政职责都是文职人员，通常归结为管理和分发信息。
技术
了解技术如何是行政职责最重要的方面之一。这包括使用计算机，传真机，复印机，扫描仪，电话和其他办公设备等工具。大多数管理工作通常需要使用通用计算机软件程序，包括文字处理，电子表格，数据库和桌面出版软件。解决共享设备问题的能力也是许多管理职位描述的一部分。例如，要求行政专业人员清除卡纸或更换打印机和复印机中的碳粉并不罕见。
在一些企业中，行政助理也应该知道如何使用调度和项目管理软件。那些直接为高级管理人员工作的人通常被要求管理他们的老板的日历，并且要求部门行政助理安排会议，跟踪假期和病假，并且通常知道人们在哪里以及他们在做什么。
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另一项重要的行政职责是沟通。行政助理经常被要求以书面和口头方式进行沟通。可能会要求他们使用电子邮件撰写备忘录，与同事或客户通信，更新公司手册或网站，或者编辑和校对他人的工作。助理通常还负责接听电话，代表老板拨打电话以及与访客互动。因此，一个成功的行政助理应该具备出色的沟通技巧，能够清晰，专业地写作和说话。牢固掌握拼写，语法和专业书面沟通的标准非常重要，因为助理代表他或她的老板。
簿记和采购
跟踪费用在任何业务中都很重要，而这项任务通常由行政助理负责，行政助理可能会被要求将费用输入电子表格或簿记程序，收集和验证员工的费用报告以及管理报销。在小型企业中，行政助理还可以处理应收账款，发出账单和处理付款以及处理公司存款。行政专业人员有时也负责小额现金，跟踪费用并在必要时增加资金。该领域的其他职责可能包括分析费用，协助预算和处理供应商纠纷。
在采购方面，行政助理通常负责供应，这意味着他们组织和监控办公用品并在必要时订购补货。他们对供应商进行研究，并在必要时请求或发出采购订单。在某些情况下，行政助理还可能负责跟踪和管理软件或订阅的许可，确保及时支付并正确使用。
研究与规划
许多行政专业人员被要求管理研究项目和编制信息。它可能就像查找电话号码或地址一样简单，或者更复杂的项目可能涉及查找客户信息，交叉引用详细信息以及创建精心设计的电子表格或报告。这些项目通常需要在紧迫的期限内工作并提供信息。
在许多情况下，行政职责还包括计划。从每周员工会议到重大活动，行政助理都需要处理细节。您可能负责预订会议室以进行会议或管理整个建筑物或楼层的房间预订，订购茶点，并确保所有技术设备在会议开始时准备就绪并正常工作。旅行计划是另一项重大责任。如果公司没有旅行部门，行政助理可以是研究和预订航班和酒店，进行用餐预约和处理其他细节的人，例如会议注册。
专业任务
在特定行业中，要求行政专业人员处理需要专业知识或技能的任务。例如，法律和医疗行政助理通常需要完成需要了解行业术语和程序的任务。可能会要求法律秘书填写和提交法律文件的文书工作，例如传票，上诉或索赔，这需要基本的法律知识和理解水平。了解法院系统和程序对于这些行政助理也很重要，知道如何进行法律研究也是如此。
人力资源部门的职责重点是就业问题，可能包括安排面谈，处理背景调查和对申请进行初步审查以确保其完整。以这种身份的人很可能需要对人力资源和就业法有所了解和经验。从本质上讲，行政助理工作的具体领域和部门将是具体职责的决定因素，有些领域需要比其他领域更多的经验和知识。
行政助理资格
虽然大多数工作至少包括一些行政职责，但大多数工作由行政助理处理。几乎每个行业都有机会，大多数入门级职位对拥有高中文凭或同等学历的人开放。有些雇主更愿意雇用具有该学士学位或该领域经验的行政助理或秘书。某些领域，如法律和医学，通常要求助理接受与该领域相关的额外教育。
无论教育程度如何，大多数雇主都会寻找具有文书工作经验和技能的行政助理，包括文字处理，电子表格和数据库管理。通常，雇主要求助理具备Microsoft Office产品的技能。一些社区学院，临时机构和成人教育计划在办公室管理中提供证书课程，这可以在您找工作时为您提供优势。大多数雇主还提供在职培训，以帮助助理加快速度并熟悉他们的具体任务。
除了文书技能之外，雇主还希望雇用具有良好沟通技巧（书面和口头），组织技能，决策和解决问题能力以及人际交往能力的人。专业性也是必须的，多任务和优先级的能力也是必须的。因为许多雇主处理敏感信息并且经常受到联邦法规的约束，所以自由裁量权和保密性的能力也是重要的品质。
薪酬与就业前景
行政助理的平均薪酬差别很大，低端的入门级助理的收入低至20美元，而收入最高的行政助理收入接近6位数。 PayScale.com报告说，行政助理的工资中位数为38,736美元，这一数字与劳工统计局的数据非常相似，后者的工资中位数为37,870美元，其中一半的行政助理收入更高，一半收入更少。 BLS报告称，薪水最高的助理每年的收入超过62,000美元，而执行秘书的这一数额跃升至85,000美元。多年经验的薪酬增加，最有经验的人获得最多。
不幸的是，BLS还预测，到2026年，行政助理的需求可能会下降5％，因为大多数职位不会是新职位，而是替代离职的员工。技术的发展和许多行政职责转移到其他员工的大部分都在下降。此外，由于许多组织简化了操作，因此将助理分配给多个经理或部门并承担更多责任。
如何成功履行行政职责
通常，令人惊讶的行政助理是促销活动的首选，特别是当他们拥有大学学位并对行业和业务有深入了解时。认真对待你的工作可以带来更大更好的事情，所以找到成为你的老板和同事不可或缺的方法符合你的最佳利益。
这样做的最佳方法之一是了解老板的目标和优先事项，并预测他或她的需求。在你的老板意识到它们之前，向前看并有远见准备请求或需求。例如，如果您的老板每周或每月参加某个会议，请提前阅读会议记录，并提前准备好您的老板应在会议上出席的任何文件或报告。如果您发现您的主管将在一整天没有休息的情况下参加会议，请订购午餐并保持咖啡壶新鲜。请记住，让老板看起来很好是你的工作，所以你必须做些什么来呈现最专业和最有能力的形象。
跟上你的行业，也可以帮助你成为摇滚明星助手。学习术语并跟上趋势。通过这种方式，您可以为对话做出贡献并在工作中更加准确。细节很重要，因此了解每个人都在谈论的内容将帮助您避免代价高昂的错误。伟大的助手也足智多谋，知道何时采取行动以及确切地做什么。每一个问题或问题都无法与老板竞争;你的老板希望你能够处理事情，这可以追溯到学习。如果您了解您的组织内部和外部，在哪里查找信息以及公司政策和程序，您可以更加机智并解决问题。
最后，成为一名伟大的助手需要卓越的组织能力。您可能会被要求在任何特定时刻回答问题，提供状态更新或解决其他问题，如果您没有组织，则无法执行此操作。最重要的行政职责是保持所有的盘子旋转和组织是这项技能的基础。
